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Wiki Microsoft SharePoint 2010 vs. Atlassian Confluence 5.2.x.

20 mai 2014

Le wiki Microsoft Sharepoint 2010 s'attaque à Atlassian Confluence 5.2.x.

Dans un récent résumé stratégique pour un grand cabinet d'avocats à Toronto, nous avons comparé Microsoft SharePoint avec Atlassian Confluence 5.2.x.

Ceci est un extrait de notre livre blanc. Vous trouverez également un lien de téléchargement pour le document complet à la fin de cet article.

Résumé exécutif

Notre message à retenir est le suivant : "Confluence est une plateforme de développement de documents à usage général compétente et une excellente plateforme wiki". Si vos besoins sont basés sur la contribution des utilisateurs au contenu de référence, alors les fonctionnalités de collaboration autour de la construction de documents devraient figurer en bonne place dans votre déclaration de besoins. C'est ce pour quoi les wikis sont bons. Et c'est ce à quoi Confluence excelle, notamment par rapport à SharePoint Wiki.

Aucune discussion sur SharePoint vs. Confluence n'est complète sans mentionner le connecteur SharePoint de Atlassian pour Confluence. Il permet essentiellement d'utiliser SharePoint pour un site, et Confluence pour un autre. Il intègre la recherche de sorte que les recherches effectuées dans Confluence renvoient les résultats de SharePoint, et les recherches dans SharePoint renvoient les résultats de Confluence. Et il unifie les répertoires des utilisateurs. Dans cette configuration, considérez que "Confluence est le cœur quotidien de vos équipes, Sharepoint est la plateforme de référence derrière Office".

Compétitivité organisationnelle

Les organisations varient énormément, notamment en ce qui concerne leurs besoins, leur ensemble de solutions technologiques et la sophistication technique de l'utilisateur type.

Jusqu'en 2005, de nombreux intranets n'étaient capables que de "fournir un accès en lecture seule au contenu de référence" - le contenu devait changer rarement, le message était façonné par quelques personnes de l'entreprise, et il suffisait que ce message soit fourni par l'informatique.

Mais les organisations doivent être compétitives. Pour la plupart des entreprises, le talent qu'elles embauchent est leur atout le plus précieux. La croissance de l'internet grand public, dont Facebook et Wikipédia sont des exemples, a alimenté la demande et a inspiré les travailleurs aux possibilités d'immédiateté, de retour d'information et d'échange incroyablement libre d'informations et de connaissances pour le bien et la compétitivité de l'entreprise.

Si l'on veut être plus malin que la concurrence, il est essentiel de permettre à l'entreprise d'être réactive ou "agile". Pour être dynamique, une entreprise a besoin que son personnel partage intensément l'information - elle a besoin de collaborer, de puiser des idées dans les rangs les plus éloignés du personnel et de mettre en œuvre ses idées les plus intelligentes.

Wikis : Exploiter les connaissances pour le contenu

"Peu importe la structure et l'organisation de votre contenu et la qualité de votre recherche dans SharePoint, un wiki rend l'information beaucoup plus facile à découvrir, car elle n'est pas cachée dans des documents (joints), elle est toujours accessible en quelques clics." - Jodie Miner, consultante en collaboration.

La plupart des intranets ne sont pas centrés sur l'idée que la plupart des utilisateurs intègrent leurs connaissances dans le contenu. Les wikis sont exactement axés sur ce principe.

Dans des conditions idéales, un wiki est un ensemble de contenu utile, cohérent en interne, actualisé et en constante évolution, entretenu par un grand nombre de parties prenantes. Comme pour toute plate-forme informatique sociale, la qualité du contenu dépend des contributions des participants.

Les wikis sont un lieu pour le contenu commun. Lorsque les wikis sont animés par des mises à jour de contenu provenant d'une large base d'utilisateurs qui affinent continuellement ce contenu, ils deviennent la plaque tournante à partir de laquelle fournir et consommer continuellement le contenu de ses pairs.

L'objectif principal d'un wiki est l'engagement pour un enrichissement continu du contenu. Pour l'engagement, la convivialité et la facilité d'utilisation sont essentielles. La communication des dirigeants qui utilisent la plateforme pour soutenir la plateforme est vitale et constitue le soutien le plus crédible.

Nous disposons également d'un livre blanc qui compare les fonctionnalités et la facilité d'utilisation. de SharePoint Wiki et de Confluence. L'engagement étant influencé par la facilité d'utilisation, vos dirigeants doivent être sûrs que les messages de soutien qu'ils envoient ne sont pas contrecarrés par des déclarations négatives sur la mauvaise facilité d'utilisation.

Ainsi, de nombreuses entreprises utilisent Confluence pour fournir une meilleure fonctionnalité wiki dans les sites d'équipe SharePoint.

SharePoint : Fort dans d'autres tâches

Les organisations qui ont besoin de profondeur dans de nombreux domaines fonctionnels traditionnels sont ciblées par une solution Sharepoint à usage général. Ce logiciel comprend la gestion de fichiers, l'archivage et la récupération de documents, la classification de documents riches en métadonnées, la conservation et l'expiration de la documentation, des portails pour les départements, une interface pour les applications de base de données écrites en MS Access, des flux de travail commerciaux en Infopath et la Business Intelligence.

À quoi sert SharePoint ? (Symposium SharePoint 2011) met en lumière l'opinion des experts de SharePoint quant à ses forces et ses faiblesses, et cite : "Par exemple, dans le domaine de l'informatique sociale, SharePoint dispose de toutes les fonctionnalités que vous pouvez demander - blogs, wikis, microblogging, forums de discussion, etc. Les fonctionnalités peuvent être de qualité variable (... le microblogging 'craint'), mais elles sont toutes là. Cependant, vous ne pourriez pas déployer des blogs, des wikis, des forums de discussion, des flux d'activité, etc. de SharePoint vanille et espérer une adoption significative de ces fonctionnalités.

En utilisant un outil tiers...

Si vous vouliez une capacité d'informatique sociale que les gens trouveraient réellement utilisable, intéressante et vivante, alors vous devriez soit construire une interface utilisateur personnalisée au-dessus de ces fonctionnalités, étendre SharePoint avec un outil tiers, ou utiliser une application séparée entièrement " (c'est moi qui souligne).) Comme nous l'expliquons dans l'annexe B, Blended Perspectives note que "de nombreuses fonctionnalités wiki assez basiques ne sont pas présentes (comme la hiérarchie des pages)", sans parler des fonctionnalités de pointe comme les questions-réponses collaboratives (illustrées par les questions de Confluence), et dans notre section sur l'utilisabilité, qu'il peut être assez difficile de susciter l'enthousiasme des utilisateurs pour travailler ensemble, même avec l'interface utilisateur la plus intuitive et la plus fluide. Le même article du symposium SharePoint Wiki déplore de nombreux problèmes d'utilisabilité pour des tâches simples.

En ce qui concerne la facilité d'utilisation, les wikis dans SharePoint sont comparativement une préoccupation mineure pour Microsoft. Le wiki utilise simplement la façon dont SharePoint fait les choses. Par exemple, il utilise l'éditeur partagé de SharePoint, les mêmes normes d'utilisabilité et les mêmes caractéristiques de navigation. Ainsi, tout contrôle de l'interface utilisateur nécessaire pour SharePoint dans son intégralité est généralement appliqué au wiki SharePoint, même si ce sont les techniciens qui mettent en place SharePoint et les utilisateurs non professionnels qui doivent s'installer avec les wikis. (Illustration : Réglage du titre dans SharePoint - se trouve sur la feuille de propriétés. Dans Confluence, c'est la case la plus évidente - et éditable - en haut de chaque page qui contient le titre).

Confluence 5.2.x. est prêt à être utilisé

Confluence nécessite peu de construction technique lors de sa première installation, mais le "prêt à l'emploi" n'est pas une caractéristique de SharePoint. L'énorme étendue des fonctionnalités de SharePoint le rend très populaire parmi les consultants. Cela est dû à la personnalisation nécessaire pour l'adapter à différents objectifs. Le champ d'action relativement étroit de Confluence se traduit par un nombre réduit d'installations. Cette productivité permet non seulement de réduire le coût de l'implication du département informatique, mais aussi de lancer le projet plus rapidement. Cela ne veut pas dire que l'on peut éviter une architecture de l'information, mais que ce travail n'est pas retardé par l'informatique. Tout ceci est vrai pour Confluence 5.2.x.

Certaines entreprises doivent disposer d'un éventail vertigineux d'outils et d'options technologiques, d'autres ont besoin d'une solution "intranet à outil unique". Le tableau ci-dessous présente un tour d'horizon de nos opinions sur ces questions.

Concurrence ou coexistence ?

Comme mentionné ci-dessus, de nombreuses organisations utilisent à la fois Confluence et SharePoint. Elles choisissent Confluence comme plateforme de collaboration et SharePoint comme plateforme d'archivage et de diffusion.

En outre, elle est fréquente pour les grandes organisations ayant des besoins spécialisés dans des départements particuliers. Outre l'architecture d'une approche hybride de type "best-in-class" et le choix de plusieurs applications spécialisées. Plutôt que d'exiger "une seule application pour tous", elles recherchent un mélange de fonctions de premier ordre basées sur des applications. Chaque application est configurée pour offrir la meilleure fonctionnalité pour un objectif donné. Chacune devient un système d'enregistrement pour un certain type de contenu, de processus ou de modèle d'interaction. Par ailleurs, les utilisateurs reçoivent des indications claires sur le moment où ils doivent utiliser chacune d'elles.

Pour qu'une application gagne son droit d'être un composant d'une solution hybride, l'intégration est essentielle. L'intégration de Confluence Search and User avec SharePoint agit comme une passerelle permettant de fondre les informations de Confluence dans une architecture fédérée.

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