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Moins de liens, plus de connexions. Les joies des applications de glossaire pour Confluence

3 mars 2020

Lorsque l'on gère quelque chose d'aussi complexe que la base de connaissances interne d'une organisation, il est crucial de relier efficacement les pages et le contenu connexes pour de nombreuses raisons. Les liens permettent aux nouveaux employés de trouver plus facilement ce dont ils ont besoin pour être opérationnels, aident l'algorithme de recherche de Confluence et facilitent la maintenance générale du contenu.

La dure réalité est que la majorité des employés qui construisent du contenu proviennent de lieux de documentation plate comme Microsoft Word, et non d'environnements de construction de pages Web. Résultat ? Trop peu d'auteurs pensent à ajouter des liens entre les pages. Mais en utilisant des applications de glossaire, les auteurs peuvent éviter de réfléchir et de lier le contenu tout en obtenant le même effet, à savoir aider les lecteurs à trouver du matériel connexe.

Soyons francs : créer des liens entre les pages demande des efforts. Les liens dans le contenu ne sont pas difficiles, mais ils peuvent être fastidieux à ajouter. Les liens peuvent même devenir contre-productifs lorsque la sortie fait partie d'un contenu pipeline que l'aval devient pour un PDF ou un autre but hors site.

Les applications de glossaire superposent les liens pour vous. Elles repèrent un nom de page correspondant et affichent un lien implicite. C'est mieux que de demander aux auteurs d'insérer des liens, notamment parce que l'auteur s'informe en écrivant sur les articles de contenu connexes et parce que les articles ajoutés ultérieurement sont automatiquement liés à tous les documents qui les mentionnent. Des liens bien placés facilitent la recherche. La navigation vers des articles connexes peut vous indiquer quels auteurs de votre entreprise méritent une conversation. Vous avez maintenant une possibilité de formation et d'échange de connaissances. Cette interdépendance favorise la création d'une communauté. En bref, les glossaires aident en montrant les liens implicites que les gens ne veulent pas écrire.

Il existe plusieurs applications de glossaire en plein essor qui nous aident à résoudre ce problème, et nous vous en recommandons vivement une. Notre préférée est "Glossaire - Responsable de la terminologie" de W Connaissance. Il ne crée pas un silo de termes définis en dehors du wiki ; il permet plutôt à certaines pages du wiki de créer elles-mêmes les définitions. Le contenu (ou l'extrait) de la page s'affiche alors lorsque le lecteur passe le curseur sur ce contenu.

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Nous avons fourni un retour d'information à W Connaissance qui a été rapidement intégré, notamment l'ajout de la réindexation en masse et l'ajout de l'option "Afficher l'extrait" plutôt que le contenu entier de la page, ce qui empêche la fenêtre contextuelle d'être trop envahissante. Ils ont créé une application de glossaire de première classe qui nous a vraiment aidés et qui peut vous aider aussi. Nous pensons que l'utilisation d'une application de glossaire dans Confluence peut améliorer la découverte du contenu existant, ainsi que la convergence et la compréhension commune.

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Bonus : pilotez votre glossaire à partir de Jira

Nous couplons notre utilisation de Glossaire - Responsable de la terminologie avec une autre application : AutoPage - Création automatisée de pages de Seibert Media. Ce favori crée et maintient automatiquement des pages dans Confluence à partir du contenu des numéros définis dans Jira. Nous suivons beaucoup de concepts dans Jira, par exemple, "ITIL 4" a une question pour une méthodologie suivie. Autopage est important pour nous parce que les problèmes de cadre ont divers champs qui sont plus facilement modélisés dans Jira. Nous voulons que la valeur de n'importe quel champ puisse être recherchée dans Confluence, et un lien intégré ordinaire ne suffit pas.

Avec Autopage, ces champs de problèmes de structure sont étendus à des tableaux sur les pages de Confluence.

Conclusion

Si votre organisation est confrontée à un manque ou à un excès de liens dans Confluence, épargnez-vous ce casse-tête et voyez à quel point l'utilisation efficace des applications de glossaire peut vous aider.

Si vous avez des questions sur ce sujet ou sur tout ce qui concerne Confluence, écrivez-nous et nous serons heureux de vous aider !

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