+1-416-273-6883 / +1-855-366-8444
hello@blendedperspectives.com

Intranets - Faire passer votre Confluence au niveau supérieur

21 avril 2020

L'un des principaux objectifs de Blended Perspectives est de surveiller attentivement la place de marché Atlassian, de repérer les tendances, d'analyser les meilleures ventes et performances et de produire des rapports sur les différentes catégories d'applications. En raison de COVID-19 et de l'évolution à grande échelle du travail à distance dans le monde entier, l'importance d'un intranet est d'autant plus grande. En l'absence d'indices visuels montrant que quelqu'un n'est pas occupé, le personnel hésite davantage à prendre un moment avec un collègue pour un certain nombre de raisons, comme le fait que l'information qu'il recherche est déjà en ligne. Discutons donc des options d'applications intranet disponibles sur le Marketplace et de la manière dont elles peuvent améliorer l'expérience de votre organisation dans Confluence.

Le fait que la place de marché Atlassian ne reconnaisse pas l'"Intranet" comme une catégorie est une omission, selon nous. Au lieu de cela, les applications intranet sont enterrées parmi d'autres catégories. Nous pensons que les intranets (et les extranets) sont primordiaux pour les entreprises qui opèrent à une certaine échelle avec les produits Atlassian. Les intranets sont bien servis par Confluence et méritent d'être reconnus et analysés en tant que catégorie.

Notre analyse montre que les applications intranet gagnent en popularité, avec près de 14 000 instances utilisées, et une croissance constante d'environ 11,5%. Le travail à distance étant la norme de nos jours, ces chiffres vont certainement augmenter.

Intranets - Faire passer votre Confluence au niveau supérieur 1

Blended Perspectives a mis en œuvre toutes les technologies présentées dans cet article. Certaines sont utilisées en interne, d'autres ont été utilisées dans le cadre d'engagements clients. Cet article se concentre sur les applications qui étendent Confluence. Beaucoup de ces fournisseurs ont grandi aux côtés de Confluence depuis ses débuts en 2003.

Qu'est-ce qu'un intranet et pourquoi la collaboration est-elle importante ?

Les intranets aident le personnel à travailler ensemble. Ils fournissent un modèle/une vue d'ensemble de l'étendue du travail, un point de départ pour établir ce qui est important, et un endroit où le travail peut être effectué. Techniquement, un intranet est l'ensemble de vos applications web disponibles en interne pour le personnel (employés et contractants de confiance), ce qui inclut tous les produits de la chaîne d'outils Atlassian, tels que Trello ou Jira Software. En général, un intranet est un endroit où l'on peut obtenir des informations et exploiter les idées des autres par la progression du contenu et des documents, et l'échange d'éléments de conversation, souvent à l'aide de fonctionnalités telles que les commentaires et les actions.

Pour la collaboration, nous recommandons Confluence, le principal outil de collaboration de Atlassian. Cet article présente les principales façons d'étendre Confluence en utilisant nos applications préférées ainsi que d'autres utilitaires très pratiques. Particulièrement pertinent dans un contexte intranet est Jira Service Desk, qui agit comme un système de billetterie soutenu par Confluence comme une base de connaissances en libre-service fournissant des réponses immédiates et un environnement d'apprentissage partagé pour les travailleurs du service desk.

Les sites Web et les extranets se distinguent simplement par leur public : votre site Web est un site d'information accessible à tous, tandis que les extranets offrent des espaces de collaboration aux clients, aux fournisseurs et à d'autres personnes extérieures sélectionnées. Vous devez décider ? Si le site ne comporte aucune option de contribution, il s'agit d'un site web. Et entre Intranet et Extranet ? Une qualité clé des intranets de Confluence est "l'ouverture d'autant de choses que possible par défaut". Les organisations qui ont besoin d'un mélange font souvent tourner deux instances de Confluence, par exemple leur intranet sur une instance de Confluence distincte de l'extranet. Sur l'intranet, la plupart des éléments sont ouverts ; sur l'extranet, la plupart des éléments sont fermés (par exemple, un client se voit généralement accorder l'accès à un seul espace et des précautions sont prises pour limiter l'accès au répertoire des personnes). Les extranets sont souvent préférables sur le Cloud pour éviter les problèmes de pare-feu.

Utilisations du site web

Il est possible d'utiliser Confluence pour votre site web public, cependant, lorsqu'il s'agit d'un usage grand public, WordPress est le mieux adapté à cette tâche. Si vous devez avoir un site public, Confluence et un look flexible sont primordiaux, Brikit Theme Press pour Confluence fournit de nombreuses options pour limiter l'accès aux qualités de collaboration de Confluence et améliorer son apparence. Un bon exemple d'utilisation de Brikit est celui des organisations qui ont besoin d'un Confluence standard pour un usage interne, et qui ne veulent pas utiliser une technologie supplémentaire à l'extérieur, mais qui n'ont pas besoin de grand-chose d'autre que de la partie web pour servir de brochure. Mais, en faisant le tour des autres leaders du peloton, vous verrez que l'apparence ne fait pas tout !

Intranets - Faire passer votre Confluence au niveau supérieur 3

Des technologies existent pour publier du contenu entre les espaces d'équipe, entre les instances de Confluence et entre d'autres plateformes technologiques. Voici quelques exemples notables Éditions Comala de Comalatech, et Fenêtre de défilement pour Confluencede K15t. Les deux conduisent le flux des modifications de la documentation dans différents arbres de contenu qui représentent les versions finies, souvent dans des espaces nommés en fonction de la version. Scroll Viewport est utilisé par Atlassian pour alimenter sa documentation publique sur confluence.atlassian.com, fournissant une vue propre et non collaborative du contenu sous-jacent de Confluence. Et lorsqu'un extranet est utilisé, certaines solutions peuvent publier une copie vers une instance de Confluence différente, tournée vers le public.

De plus, si vous exécutez Confluence on Cloud, K15t fournit un pont pour publier le contenu de Confluence vers WordPress, Scroll WP Publisher. Lorsque la documentation a besoin d'un processus pour assurer son avancement de manière ordonnée, Comala Document Control et Comala Document Approval sont d'excellentes solutions pour le DC et le Cloud respectivement.

Intranets - Faire passer votre Confluence au niveau supérieur 5

Collaboration

Si vous avez acheté des outils Atlassian, c'est généralement parce que vous voulez travailler ensemble. Les équipes sont le moteur de votre organisation. Donner du pouvoir à vos équipes permet d'atteindre les objectifs de votre organisation. Plus vite vous partagez, plus vite vous pouvez pivoter.

Confluence est fondamentalement un outil de collaboration. Il encourage le personnel à travailler ensemble en rendant les contributions de chacun facilement visibles pour les collègues, en alertant les utilisateurs des mises à jour des autres et en fournissant des mécanismes pour partager explicitement le contenu. L'éditeur de Confluence - un texte riche et un environnement d'édition simultanée - est très apprécié.

La collaboration est au cœur de l'agilité organisationnelle et du partage/apprentissage. Le partage aide les autres membres du personnel à apprendre. Lorsque de nouveaux objectifs apparaissent, ils doivent être communiqués, compris et mis en œuvre par des milliers de membres du personnel. Plus vite ce réaménagement (pivot) est mis en œuvre (essaimage), plus l'entreprise est en mesure d'être compétitive dans diverses conditions commerciales. Se mobiliser avec habileté en réponse au changement est la clé de la prospérité - pendant ce temps, vos concurrents répètent les mêmes vieux raisonnements et processus, ne parviennent pas à survivre et ne se demandent même pas ce qui s'est passé.

L'avenir est brillant, avec plus qu'une touche de nuage

Atlassian fait figure de pionnier dans le secteur du logiciel en tant que service en s'orientant vers le cloud, comme avec Confluence. C'est sur le Cloud que vous verrez toutes les innovations de Atlassian ces dernières années. Cependant, si vous comparez cela à Confluence 7.0 Data Center and Server, vous constaterez que la plus grande annonce était que la solution sur site allait faciliter votre migration vers le cloud. Depuis, les versions mineures de la version on-premise ont été tout aussi pâles. Les clients semblent avoir compris le message, avec 90% de nouveaux démarrages pour Confluence sur le Cloud et beaucoup plus de clients migrant vers le Cloud que depuis le Cloud.

Sur le Cloud, Confluence a connu de nombreuses révisions bienvenues, en particulier autour de l'expérience de navigation, en s'assurant que vous pouvez rapidement et facilement revenir au travail récent et améliorer la collaboration. Atlassian innove rapidement sur le Cloud, en utilisant le feedback comportemental pour apprendre quelles modifications de l'expérience utilisateur fonctionnent. Atlassian n'indique généralement pas quand ou même si ces mêmes changements arriveront derrière le pare-feu.

Néanmoins, pour certains cas d'utilisation, les intranets étant l'un d'entre eux, il existe d'excellentes raisons d'utiliser le Data Center. Associée à des applications Marketplace appropriées, la fonctionnalité sur site est actuellement plus profonde, principalement en raison de la richesse des applications datant de plus d'une décennie, de votre capacité à garder l'IT en charge, et - si vous le souhaitez - de la flexibilité illimitée de votre propre code. (Note : Blended Perspectives peut gérer un centre de données pour vous, ou vous aider à migrer vers ou depuis le Cloud, vous donnant ainsi le meilleur des deux mondes).

Examinons les applications pour DC et Server - à la fin de cet article, nous reviendrons sur le Cloud car les mêmes fournisseurs ont fait des percées pour innover pour le Cloud. Il existe de nombreuses circonstances dans lesquelles les technologies intranet du Cloud peuvent répondre à vos besoins.

Caractéristiques d'Intranet Apps pour Confluence

Le thèmage est le complément le plus communément disponible et le premier auquel on pense pour Atlassian Confluence. Notre analyse montre des ventes robustes dans cette catégorie. L'habillage permet aux organisations d'établir une image de marque (couleurs, logos, polices, etc.). Lorsque le personnel se sent à l'aise, il est plus enclin à contribuer et, avec un effort minimal, un administrateur peut renforcer une expérience cohérente.

Intranets - Faire passer votre Confluence au niveau supérieur 7

Parce que Confluence est si flexible et a le style d'un wiki, le contenu peut être ajouté presque n'importe où, et la plupart des entreprises permettent la contribution ouverte à travers le site. Les équipes utilisent les espaces pour répondre à leurs propres besoins, un grand avantage par rapport aux systèmes qui nécessitent des administrateurs ou des programmeurs pour répondre aux besoins de l'équipe. Avec une formation et une orientation adéquates, l'engagement monte en flèche et beaucoup de choses sont générées chaque jour. Au fil du temps, le personnel ne se contente pas de conserver le contenu - certains des contenus les plus précieux qu'ils ont créés seront structurels, comme les pages qui résument les autres (à titre d'exemple, chez Blended Perspectives, nous avons des pages de responsabilité de poste qui mentionnent qui est le principal responsable de chaque poste. Nous avons ensuite des recherches structurées pour les rôles, afin que chacun puisse voir ce que l'on attend de son rôle. Cela aide en cas d'absence, d'évaluation des performances et d'embauche).

Les applications utilitaires qui aident à résumer ou à mettre en page le contenu ont toujours été appréciées, comme les macros qui permettent à l'auteur de la page d'ajouter des onglets pour structurer le contenu. Un exemple notable est Navitabs - Onglets pour Confluence.

Intranets - Faire passer votre Confluence au niveau supérieur 9
Intranets - Faire passer votre Confluence au niveau supérieur 11

Alors que Affiné - Confluence de la structure et du thème fournit des thèmes et des tableaux de bord rapidement construits, adaptés à divers départements, mais son unique différenciateur est la mise en page des espaces. Celles-ci permettent d'ajouter des fonctionnalités à toutes les pages d'un ensemble particulier d'espaces. Par exemple, un administrateur d'espace peut ajouter des recherches persistantes dans le pied de page afin que toutes les pages de cet espace affichent automatiquement les pages connexes ou les liens entrants. Dans nos espaces marketing, par exemple, nous répertorions toujours les principaux types de pièces jointes (comme les PDF) dans la barre latérale. Ainsi, les éléments de navigation communs à plusieurs pages sont séparés du contenu lui-même.

La navigation doit évoluer

Dans une équipe de 5 personnes qui cohabitent dans un espace physique, il y a de fortes chances que la conversation verbale permette à chacun de suivre le contexte sans que beaucoup de choses soient écrites. Avec 25 ou 125 personnes, cela devient de plus en plus impossible. Pour de nombreuses organisations travaillant à l'échelle ou à distance, le site Confluence devient le moyen permanent par lequel les gens s'immergent dans l'entreprise. Maintenant, la navigation sur le site devient de plus en plus cruciale.

La navigation sur le site permet de communiquer à l'ensemble du personnel les principales préoccupations fonctionnelles de l'organisation et les liens entre les différents aspects (pour une société de conseil, il peut s'agir des clients, des ventes et du marketing, du conseil, de la facturation, des solutions, des opérations et de l'informatique). Une bonne navigation permet de savoir où un membre du personnel doit écrire ses contributions. Lorsque le personnel ne sait pas quels mots clés utiliser pour la recherche, c'est la navigation qui peut l'éduquer tout en l'aidant à obtenir rapidement les informations dont il a besoin (par exemple, des instructions pratiques).

Dans une période sans précédent comme celle-ci, il est important que la navigation sur le site soit adaptée pour mettre en avant les nouvelles préoccupations.

Lorsque le contenu de la navigation est médiocre, l'équipe de Confluence a besoin d'un retour d'information - la conception de l'intranet doit rester alignée sur les processus mentaux du personnel, par exemple, le regroupement sur le site des espaces et des fonctions dans une hiérarchie compte beaucoup pour relayer l'importance relative (par exemple, sur notre intranet, notre premier onglet est Clients, ce qui fait écho à notre valeur de priorité au client).

La navigation doit être personnalisée

Nous avons des clients qui comptent 30 000 personnes dans Confluence. Sur les petits sites, il est possible d'utiliser la même navigation pour tout le personnel et pour un administrateur d'être capable d'implémenter manuellement les changements par le biais d'une refonte. Sur les sites plus importants, ce qui est vital pour un groupe est à peine important pour le reste, et les administrateurs ont du mal à comprendre et/ou à suivre les demandes de changement des différentes parties prenantes, laissant la longue traîne non mise en œuvre. C'est un problème massif à partir de 500 utilisateurs - et ce nombre peut être inférieur pour les organisations multilingues et celles qui ont de nombreuses fonctions distinctes (par exemple, les hôpitaux) ou des emplacements physiques (par exemple, les écoles), notamment parce que c'est dans les niches d'intérêt que les communautés de spécialistes trouveraient le plus de valeur. En outre, à mesure que la population du personnel augmente, la communication d'entreprise est en concurrence pour attirer l'attention du personnel, avec des départements et d'autres groupes d'intérêt locaux qui tentent tous de faire passer un message ou d'influencer l'organisation.

Linchpin - le roi des intranets de Confluence

Ajoutant une sorte de magie à "Team", Linchpin élève les caractéristiques inhérentes aux personnes (par exemple, la langue, le lieu, le département, les intérêts, etc.), en un marché d'intérêts communs pour attirer les membres du personnel ensemble. En fonction des paramètres de votre profil, Linchpin personnalise la navigation, les nouvelles et le point de départ de chaque membre du personnel. En trouvant de tels points communs, Linchpin devient un standard d'information, propulsant des fils de communication entre des personnes qui s'intéressent aux mêmes choses.

Pour en revenir à l'exemple des hôpitaux, le personnel peut avoir des spécialités telles que la cardiologie, se trouver à Toronto, Montréal ou Calgary, parler le farsi et le français et avoir des intérêts similaires en matière de loisirs.

Mobiliser un grand nombre de travailleurs professionnels pour atteindre des objectifs est extrêmement exigeant en période de stabilité, mais lorsque les objectifs changent radicalement, même les équipes de taille moyenne ont du mal. À bien des égards, les grandes organisations sont confrontées à des changements constants d'une certaine ampleur, de toute façon par le biais d'un percolateur de la pression constante de l'industrie, de l'innovation technologique et des changements politiques. À une certaine intensité, une perturbation suffisante engendre la complexité, la confusion et potentiellement le chaos.

Intranets - Faire passer votre Confluence au niveau supérieur 13
Intranets - Faire passer votre Confluence au niveau supérieur 15

Récapitulation

Confluence de Atlassian est utilisé chaque jour par des millions de personnes dans des organisations de toutes tailles dans le monde entier. Plus votre équipe est grande ou plus les temps sont chaotiques, plus vous avez besoin d'établir de nouvelles connexions, de communiquer clairement et de conduire le changement. Un intranet est un outil puissant dans l'arsenal de Atlassian.

Linchpin, qui arrive dans un Confluence Cloud près de chez vous.

Le mantra de Atlassian pour le cloud est fort, et les vendeurs de la place de marché tiennent compte de sa domination. Dans les semaines à venir, les essais bêta de Linchpin commencent pour le Cloud.

Comme beaucoup d'aventures, le passage au Cloud est un défi. Nous serions ravis de vous aider à y parvenir.

Si vous avez des questions à propos des intranets, de Confluence, ou de toute autre chose Atlassian, contactez-nous et nous serions ravis d'en discuter avec vous.

fr_CAFR
Partager ceci