+1-416-273-6883 / +1-855-366-8444
hello@blendedperspectives.com

Comment surmonter le syndrome de la page blanche dans Confluence

18 octobre 2021

Confluence est un excellent moyen d'aligner les informations de votre entreprise, de construire une base de connaissances ou de partager des idées. Qu'il s'agisse d'espaces permettant aux équipes de rassembler des informations autour d'un sujet commun ou de pages individuelles qui détaillent un point, Confluence est un guichet unique pour la construction et le partage d'informations. Lorsqu'il s'agit de collaboration d'équipe, Confluence est l'outil de choix pour 60,000+ chez Capterra, avec un score de #1 pour la plateforme de gestion des connaissances, et un classement dans le top 20 pour l'ensemble de la collaboration. Pour en savoir plus sur Confluence, prenez un moment pour ajouter notre webinaire à votre liste de surveillance !

La production de contenu doit être un travail d'équipe

Votre contenu interne en ligne doit être une ressource vitale pour chaque membre de l'équipe. S'il est bien fait, le personnel se fiera à la base de contenu, utilisera ce qui est documenté plutôt que de devoir demander à un collègue, et contribuera à combler les lacunes qu'il observe. Un bon contenu lean est instructif et donne aux membres du personnel plus de confiance pour contribuer. Il facilite les processus du système, de sorte que les références croisées par étiquettes et titres de pages et les recherches fonctionnent mieux.

Créer du contenu dans Confluence est similaire à l'utilisation de Microsoft Word. Vous pouvez simplement écrire ! Tout aussi simple à utiliser, chaque membre de l'équipe peut en principe commencer à créer du contenu immédiatement.

Néanmoins, des difficultés pratiques se posent, dont certaines sont d'ordre tactique. 

Une certaine planification et certains outils peuvent faciliter les choses. Les espaces doivent être conçus et planifiés en fonction des objectifs et des processus de l'organisation, et au sein de ces espaces, il est utile de prévoir des mécanismes de création de contenu. Le résultat devrait être un contenu structuré formé dans le contexte de chaque espace.

Du point de vue des outils, examinons Blueprints Creator - de //Seibert/Media - qui permet de nommer les pages, les modèles à inclure dans celles-ci et le placement automatique.

Le syndrome de la page blanche

Les pages vierges peuvent être décourageantes, car elles n'offrent aucune indication sur ce qui est nécessaire. Les nouveaux employés peuvent trouver particulièrement difficile de planifier et de décrire le bon niveau de détail dans une situation qui ne leur est pas familière. Il peut être difficile de documenter une réunion si l'on ne sait pas à qui s'adressent les notes - par exemple, sont-elles censées n'avoir de sens que pour les participants, ou doivent-elles servir un public plus large ou même formel ?

Confrontés à une page blanche, de nombreux utilisateurs ne savent pas par où commencer. Les directives et les schémas préétablis rendent la production de contenu plus facile, plus rapide et plus cohérente.

Les modèles décrivent les attentes

Confluence offre un moyen simple de tirer parti des travaux antérieurs. Des modèles prédéfinis sont fournis avec le produit, ou vous pouvez créer les vôtres en copiant le contenu de la page dans un modèle. Vous pouvez choisir l'un ou l'autre au lieu de partir de zéro lorsque vous créez une nouvelle page. 

Un exemple de contenu prédéfini est le modèle de note de réunion de Confluence. Il décrit les attentes d'une équipe qui doit collaborer sur l'objectif, l'ordre du jour, les points de discussion et aide à suivre les tâches qui en découlent.

 

appfire roninpixels

Les administrateurs d'espace rendent les modèles disponibles pour un espace particulier ou les administrateurs de Confluence peuvent améliorer la disponibilité à travers le site.

En outre, les modèles permettent de saisir des informations importantes telles que "Date de la réunion", "Lieu", "Participants" ou "Équipes". Ces informations sont ensuite insérées à des endroits précis du texte. 

Du modèle au plan directeur

Si les modèles permettent de définir le contenu d'une page, ils ne permettent pas de déterminer la place de la page dans l'arborescence. Pour cela, vous avez besoin d'un Blueprint.

Un Blueprint de Confluence place les pages nouvellement construites dans la structure des relations parent-enfant visibles dans la partie gauche de Confluence.   

Taille et croissance de l'instance Roninpixels

Les Blueprints améliorent également la saisie des informations, par exemple en permettant de valider les valeurs des champs sous forme de dates ou de noms d'utilisateur, et en prédéfinissant le nom de la page générée.

Cependant, les blueprints doivent être définis dans le code de programmation. Cela signifie que pour toute modification du plan, une équipe de développement ayant des connaissances de Velocity et de Java doit être impliquée, ainsi qu'un processus de déploiement et l'intervention d'un administrateur pour mettre les mises à jour en production. La plupart des organisations n'ont pas le temps d'apprendre, de construire, de maintenir et de déployer ces systèmes. 

Par conséquent, dans la plupart des organisations, la fonction Blueprints de Confluence est utilisée sans personnalisation.   

La place de marché Atlassian apporte une réponse

//Seibert/Media fournit Créateur de plans d'action sur le marché. Le Blueprint Creator offre une interface utilisateur intuitive aux utilisateurs finaux pour construire des plans qui améliorent la fonctionnalité des modèles - et des plans (espaces réservés pour la saisie des données des champs et le placement des pages dans la hiérarchie). Cela ne nécessite aucune programmation, de sorte que les équipes peuvent se servir elles-mêmes.

Nous apprécions le fait que Blueprint Creator occupe ce créneau - c'est un excellent exemple d'autres fournisseurs qui font le dernier pas pour s'assurer que les équipes parviennent à travailler ensemble plus rapidement, et qui favorisent les pratiques de gestion des connaissances par la rédaction de modèles pour la réutilisation sans ajouter de complexité au système.

Est-ce la meilleure application pour moi ?

La place de marché Atlassian est un endroit extraordinaire rempli d'environ 4 000 applications comme Blueprint Creator. Cependant, la taille de la place de marché peut poser problème à de nombreux clients qui ont du mal à trouver les applications qui leur conviennent le mieux. De plus, avec les catégories limitées de Atlassian et l'auto-sélection des fournisseurs, naviguer à travers le "bruit" pour trouver ce que vous cherchez vraiment prend du temps et ne mène souvent pas à une sélection optimale des applications.

MARS nous montre, par exemple, qu'avec plus de 800 instances, Blueprint Creator est la plus grande application de blueprint sur le marché et qu'avec une croissance de 15% juste cette année (contre seulement 2% dans la catégorie de collaboration parente), c'est aussi l'application de blueprint qui connaît la croissance la plus rapide et qui ne fait qu'étendre sa part de marché. Par conséquent, sur la base d'une évaluation qualitative et d'une analyse qualitative, nous pouvons affirmer catégoriquement que pour son utilisation particulière, Blueprint Creator est la meilleure application existante. Il s'agit d'une analyse que nous pouvons effectuer sur n'importe quelle facette de la Place de marché et qui s'est avérée très efficace en termes d'optimisation de la sélection des applications par les clients.

Chez Blended Perspectives, notre service de recherche analytique de la place de marché (MARS) nous place dans une position unique pour aider les clients à sélectionner leurs applications. MARS est notre base de données contenant plus de trois ans de données approfondies sur la place de marché Atlassian. Nous recueillons des données couvrant toutes les facettes de la place de marché, y compris les instances, la croissance, le produit, la plate-forme, la licence, le prix, les critiques, et bien d'autres choses encore. Le plus intéressant est peut-être que nous avons aussi soigneusement attribué nos propres catégories, basées sur la fonctionnalité primaire, aux applications ayant plus de 500 instances (le club des 500), qui représentent 83% de toutes les instances de la place de marché.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse suivante hello@blendedperspectives.com.

fr_CAFR
Partager ceci