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Comment les systèmes de gestion de projet et de PPM (PPPM) ont succombé à la triple contrainte

mai 24, 2018
Dans notre dernier blog sur la planification, nous avons expliqué pourquoi La cascade est meilleure en Jira. Dans ce billet, nous allons aborder les problèmes auxquels sont confrontées de nombreuses organisations qui souffrent de systèmes de planification fragmentés. Vous vous souvenez de cette bonne vieille triple contrainte ? Elle est toujours d'actualité dans la gestion de projet. La prévalence d'Agile n'a pas changé ce défi. C'est une question d'importance. On peut soutenir que nous avons besoin d'un équilibre, mais dans l'histoire des approches de planification, ce que nous trouvons si souvent est un parti pris basé sur la technique.

Comment les systèmes de gestion de projet et de PPM (PPPM) ont succombé à la triple contrainte 1

Voici, dans les grandes lignes, une brève histoire de la gestion du personnel dans l'informatique. Il faut garder à l'esprit que chaque étape est comme une pierre qui roule et amasse de la mousse. À chaque tournant, de nombreuses pratiques et systèmes anciens et utiles sont maintenus en place.

1. Heure des amateurs - sensibilisation

Aux premiers jours de l'informatique, les attentes étaient faibles et les résultats souvent médiocres. De nombreuses recherches ont été menées sur les raisons de l'échec des projets. La gestion de projet était immature et la technologie dominait, car elle était si nouvelle. Avec des rapports comme le Rapport de Standish sur le chaos des projets, une nouvelle prise de conscience de la mauvaise gestion de nombreux projets a conduit à une nouvelle ère de gestion plus disciplinée des projets dans leur ensemble.

2. Gestion de projet professionnelle (traditionnelle)

L'arrivée du Project Management Institute et de la certification PMP a eu un effet fort et profond sur la qualité de la planification et de la gestion de projet en général. Pour quiconque a dû passer le test, c'est une épreuve de premier ordre. Je m'en souviens bien. Certes, il est devenu la norme de facto pour les professionnels de l'espace de planification. Pourtant, s'il a permis de résoudre des problèmes tactiques, de nombreux problèmes d'exécution subsistaient et des échecs se produisaient encore. Au cours de cette phase d'évolution (qui est toujours d'actualité), des outils tels que MS Project et Excel pour les journaux de contrôle et la gestion des problèmes et des risques sont devenus courants et sont encore utilisés aujourd'hui. Les projets étaient et sont toujours gérés de manière isolée. En outre, il existe des étapes dans le cycle de vie du projet où certains types de tâches doivent être accomplies. Le cône d'incertitude domine la pensée - les estimations initiales sont basées sur des hypothèses et sont scientifiquement réduites à des estimations plus précises puis finalement livrées. Bien sûr, lorsque tout change, c'est là que les problèmes commencent. À mon avis, ce type de planification met l'accent sur la gestion de la portée.

3. Portefeuille

Entrez dans la troisième étape de la maturité : la gestion de portefeuille. Dans ce monde, la stratégie clé est de capturer tous les travaux et coûts des projets. Des systèmes tels que Planview ou Clarity se sont imposés. Un processus typique est que le budget de chaque projet est chargé dans le système et que tout le personnel est affecté. Le système s'apparente alors à un système de comptabilité. Les dépenses informatiques approuvées couvrent-elles le personnel affecté ? Les chefs de projet identifient effectivement les personnes dont ils ont besoin pour leurs projets, puis les responsables du personnel interviennent et approuvent. L'état d'avancement est souvent signalé dans le système également. Ces systèmes peuvent être considérés comme l'équivalent d'un ERP pour l'informatique. Si vous en avez déjà utilisé un, au niveau de l'entreprise, vous avez probablement constaté la difficulté de les faire fonctionner. En outre, pour la plupart des gens, la question est de savoir si, en fin de compte, ils représentent la vérité réelle, puisque très peu de collaboration ou de travail réel y est effectué. Les chefs de projet vous diront qu'ils gèrent les plans dans MS Project, qu'ils suivent le temps dans un système distinct, qu'ils créent des rapports d'état Powerpoint, qu'ils saisissent à nouveau des informations sur la gestion des ressources et l'état d'avancement via l'ERP informatique, etc. En fait, la bureaucratie sans fin des rapports d'état et des présentations Powerpoint peut littéralement rendre les chefs de projet fous.

4. Agilité

Il y a une belle réplique dans Top Gun : " Je ressens le besoin, le besoin de vitesse ! ". Au cours des cinq dernières années, il y a eu une grande pression pour passer à une approche plus agile du développement - en s'éloignant de ce que l'on a appelé " l'esprit de la cascade ". Nous aimons Jira et il ne fait aucun doute qu'il s'agit de l'outil de planification agile le plus utilisé sur le marché aujourd'hui. Dominateurs, prétendants et anciens outils agiles. Pourtant, la réalité est qu'Agile est en réalité une technique qui met l'accent sur certains processus et comportements qui conduisent à un développement ou une livraison meilleurs et plus rapides. C'est formidable, mais la question est de savoir si cela s'adapte ou s'il existe une superstructure globale telle que SAFe qui apporte une réponse universelle. Cependant, plus vous vous éloignez du noyau d'une équipe agile, moins les principes semblent s'appliquer, surtout au niveau du portefeuille. Il ne fait aucun doute que les principes d'estimation Agile - tels que la transparence et le devops - ont grandement contribué à améliorer l'informatique. Mais les équipes Agile se déplaçant à des vitesses différentes, présentent des défis intéressants pour les gestionnaires de portefeuille. L'agilité met l'accent avant tout sur la vitesse - le code réel plutôt que les conceptions, par exemple. Ceci, bien sûr, est aux antipodes des gestionnaires de portefeuille qui mettent l'accent sur le coût et le contrôle.

Alors, où cela nous mène-t-il ?

Revenons à ce vieux modèle à triple contrainte. Fondamentalement, chaque étape de l'évolution et les outils qui les soutiennent tendent à pencher vers certains aspects du modèle à triple contrainte. En outre, certaines parties prenantes adoptent des outils à des fins diverses et peuvent peut-être involontairement biaiser la vision de ce qui se passe dans leur univers. Une autre idée consiste à remplacer la qualité - qui est bien sûr importante - par la vérité. C'est la vérité que nous recherchons le plus lorsque nous planifions ou mettons en œuvre un plan - et non la perspective filtrée du coût d'une chose, du temps qu'elle prend ou de ce qu'elle fournit.  Comment les systèmes de gestion de projet et de PPM (PPPM) ont succombé à la triple contrainte 3

Tout cela aboutit à une nouvelle ère de planification et de gestion qui met l'accent sur la prise en charge des éléments d'exécution de la gestion de projet et sur la vérité à l'échelle de ce que cela signifie, plutôt que sur des systèmes fragmentés représentant différentes versions de la vérité globale. La meilleure façon de comprendre ce concept est de réfléchir à la manière dont cette vérité peut être atteinte. Certains cas d'utilisation l'expliquent mieux que d'autres

  • Suivre le temps par rapport à la travail réel en cours de réalisation
  • Résultats globaux de où ils sont dérivés
  • Les planificateurs et les développeurs, ainsi que les équipes commerciales travaillant à partir de la les mêmes étapes
  • Méthodes de planification adaptées au type de plans nécessaire
  • Comparez le statut rapporté à mesures réelles en temps réel
  • De bout en bout intégration et traçabilité aux opérations telles que les systèmes devops comme les dépôts de code
  • Intégration de la gestion des connaissances et de la documentation

Ça vous dit quelque chose ?

Pour réaliser ces fonctionnalités, il faut vraiment que tout le monde travaille dans un seul système. Pour ce faire, il faut une application très souple. C'est là que Jira entre en jeu. Tout d'abord, dans de nombreuses entreprises aujourd'hui, beaucoup, sinon la plupart des développeurs sont déjà là. Pourtant, si nous voulons atteindre cet objectif, nous devons vraiment fournir les outils nécessaires à toutes les équipes plutôt que d'adopter une définition trop stricte de ce qui peut et ne peut pas être fait en l'utilisant. La bonne nouvelle est qu'avec tous les modules complémentaires disponibles dans le monde de Atlassian, il y en a pour tous les goûts. Il faut également que les propriétaires de la pile Atlassian au sein de leur organisation adoptent les modules complémentaires (en toute sécurité). Si vous avez besoin de diagrammes de Gantt, de journaux de problèmes, de gestion des risques, de budgets ou de gestion du temps, tout peut se trouver au même endroit : Jira et, par contexte, lié à son application sœur, Confluence, du point de vue de la gestion des connaissances et de la collaboration. Cela permet donc l'ubiquité - ou la planification et la gestion omniprésentes.

Appel à l'action - soyez prudent

De nombreux systèmes d'entreprise tels que Clarity ont demandé beaucoup d'efforts pour être mis en place (même s'ils sont impopulaires). La meilleure façon de créer un modèle de planification et de gestion omniprésent est donc de partir de la base, comme le montre le schéma ci-dessous. Dans ce modèle, Jira devient le livre d'enregistrement qui enverra des données aux autres systèmes "dépendants" du portefeuille et de la planification, puis finira par les remplacer. Les étapes suivantes sont de bons jalons à atteindre - chaque organisation est différente et prendra plus ou moins de temps pour atteindre l'état souhaité de PPM omniprésent et en temps réel.

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